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Elektronische Archivierung – zukunftssicher mit ECM

  Schwerin,27.07.2017 (anz). Analoge Archivierung von Dokumenten ist in den meisten Fällen besonders umständlich und zeitraubend. Die digitale Transformation hat den Begriff „Dokument“ jedoch grundlegend verändert, heute schon liegen die

  • Veröffentlicht Juli 27, 2017

 

Schwerin,27.07.2017 (anz). Analoge Archivierung von Dokumenten ist in den meisten Fällen besonders umständlich und zeitraubend. Die digitale Transformation hat den Begriff „Dokument“ jedoch grundlegend verändert, heute schon liegen die meisten Dokumente in Unternehmen zumindest als Zweitdokument in Form von elektronischen Dateien vor. Die Verwaltung und Archivierung dieser Dokumente ist jedoch nicht zwangsläufig und automatisch einfacher geworden, nur mit einer Softwarelösung für digitale Archivierung können die gesamten Vorteile der digitalen Transformation genutzt werden. Insbesondere Unternehmen können stark von entsprechenden Softwarelösungen profitieren. Angesichts von Gesetzen und Reglementierungen wird es zunehmend schwieriger für Unternehmen auf entsprechende Lösungen zu verzichten.

Enterprise Content Management

Enterprise Content Management (ECM) lautet das Zauberwort, wenn es um effiziente und umfassende Archivierung und Organisation von digitalen Dokumenten geht. Unternehmen, die auf solche Softwarelösungen verzichten, werden in den nächsten Jahren kaum konkurrenzfähig bleiben, denn mit Effizienz und Zeitersparnis sind letzten Endes Kostenfaktoren, die nicht sein müssen. Das passende ECM ist bereits heute in vielen Fällen entscheidend im Bezug auf Wettbewerbsfähigkeit, da sich hierdurch zahlreiche Vorteile ergeben.

Zahlreiche Vorteile

Zunächst einmal ermöglicht ein ECM ein sehr strukturiertes Datenmanagement. Es ist in der Lage strukturierte Dateien, schlecht strukturierte Dateien und unstrukturierte Dateien gleichermaßen verfügbar zu machen. Es strukturiert systematisch bestehende und eingehende Daten und ermöglicht somit eine optimale Nutzung dieser Daten. Im Gegensatz zu elektronischer Archivierung ohne ECM können Dateien hier durch Stichwortsuche gefunden werden und sind zudem zeitgleich von unterschiedlichen Orten abrufbar. Bei einem ECM-System handelt es sich nicht um eine spezifische Softwarelösung, sondern vielmehr eine gesamtheitliche Strategie eines Unternehmens. Zu den Vorteilen gehören unter anderem:

– Standardisierte Erstellung von Dokumenten
– Systematische Strukturierung aller relevanten Dateien und Dokumente
– Einsparung von Arbeitszeit
– Effizienzsteigerung
– Redundanzfreiheit
– Revisionssicherheit
– Einfache Auffindbarkeit durch intelligente Suchwerkzeuge
– Zugriff von unterschiedlichen Orten

Folgender Link führt zu einer umfangreicheren Übersicht der Vorteile der elektronischen Archivierung.

Geschäftswelt wird komplexer

Gerade in Hinsicht auf die zunehmend komplexer und dynamischer werdende Geschäftswelt ist es unabdingbar, auf moderne ECM-Systeme zu setzen. Seit Anfang dieses Jahres sind Unternehmen in Deutschland gesetzlich dazu verpflichtet, Zugriff auf bestimmte Unterlagen und Dokumente in elektronischer Form zu gewähren. Nicht nur in Deutschland gibt es entsprechende Gesetze und Verordnungen. Insbesondere elektronischer Buchhaltung kommt dabei eine besondere Rolle zu. Nur rechts- und revisionssichere Lösungen wie ECM-Systeme können dies sicherstellen. Gerade wenn ein Unternehmen mit einer Vielzahl von täglich ein- und ausgehenden Dokumenten zu tun hat (E-Mails, Aufträge, Produktbeschreibungen, Rechnungen etc.), ist es kaum möglich, diese Dokumente ohne ECM rechtskonform zu archivieren. Die Aufbewahrungsfristen in ECM-Lösungen lassen sich ohne Weiteres auf viele Jahre voreinstellen, sodass sich entsprechend archivierte Dokumente nicht ohne Weiteres löschen lassen. Es ist wichtig, das jedes Unternehmen ein ECM-System in die bestehende IT-Umgebung integriert, welches bestmöglich an die Ansprüche und Bedürfnisse des Unternehmens angepasst ist. Es stehen eine Vielzahl von ECM-Lösungen zur Verfügung.

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Redaktion

der digitalen Tageszeitung Schwerin-Lokal. Kontakt: redaktion@schwerin-lokal.de

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